Zwitserleven: een intuïtief en schaalbaar werkgeversportaal in een complexe omgeving
De klant
De digitale transformatie van Athora & Zwitserleven
Zwitserleven, onderdeel van de toonaangevende pensioen- en levensverzekeraar Athora Netherlands, helpt werkgevers hun pensioenregelingen soepel te beheren. Dat gebeurt via een online portaal. Werkgevers kunnen hier zelf medewerkers aanmelden, wijzigingen doorvoeren en hun administratie bijhouden. Ook adviseurs kijken mee om hun klanten optimaal te kunnen ondersteunen, en interne teams van Athora ondersteunen er werkgevers mee waar nodig.
Het bestaande werkgeversportaal was jarenlang functioneel, maar het voldeed niet meer aan de eisen van vandaag. Gebruikers gaven aan dat het portaal niet intuïtief werkte, dat er te veel handmatige stappen nodig waren en dat er onvoldoende inzicht was in de status van hun administratie. Dit leidde tot frustratie bij werkgevers én tot extra druk op de servicedesk, waar vragen binnenkwamen die gebruikers eigenlijk prima zelf zouden moeten kunnen afhandelen.
Daarbovenop speelde een bredere vraag: hoe maak je een digitaal platform niet alleen geschikt voor vandaag, maar ook toekomstbestendig? De pensioenmarkt digitaliseert in hoog tempo. Gebruikers én toezichthouders stellen steeds hogere eisen. Het portaal moest dus niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook efficiënter en schaalbaarder worden.
De opdracht
Maak ons portaal intuïtiever, simpeler, slimmer en klaar voor de toekomst
Athora vroeg ons om het portaal opnieuw te ontwerpen en te bouwen. De eisen: gebruiksvriendelijk, schaalbaar, goed geïntegreerd in het bestaande landschap en makkelijk uit te breiden. Een platform dat niet alleen nu goed werkt, maar ook meegroeit met veranderingen in de markt én de organisatie.
Het doel was helder: maak het werkgeversportaal eenvoudiger in gebruik en verminder de druk op de organisatie. Werkgevers moesten sneller en zelfstandiger hun administratie kunnen doen, zonder steeds de servicedesk nodig te hebben. Tegelijk moest het portaal slim aansluiten op bestaande systemen, zodat gegevens veilig en automatisch verwerkt worden. De basis werd een modulaire architectuur – flexibel genoeg om met de tijd mee te bewegen en nieuwe functionaliteiten eenvoudig toe te voegen.
DE OPLOSSING
Ontwerpen mét gebruikers – van frustratie naar flow
Een goed portaal bouw je niet op aannames. Daarom begonnen we bij de mensen die het gebruiken. In gesprekken en tests met werkgevers en intermediairs brachten we scherp in kaart waar de knelpunten zaten. De grootste pijn: omslachtige navigatie, te veel handmatige stappen, en te weinig grip op de status van hun administratie.
Met die inzichten maakten we het ontwerp. De nieuwe interface biedt rust en overzicht. Een helder dashboard laat direct zien wat belangrijk is. Slimme automatisering versnelt processen en verkleint de kans op fouten. En duidelijke stappenplannen leiden gebruikers eenvoudig door veel voorkomende acties.
We werkten nauw samen met 25 IT- en serviceteams van Athora om het portaal goed te verankeren in de bestaande infrastructuur. Dat vroeg om nauwe samenwerking met systeembeheerders, serviceteams, architecten en compliance. Dankzij een modulaire opzet en API-koppelingen worden gegevens realtime en veilig verwerkt. En omdat we agile werkten, konden we snel verbeteren op basis van feedback uit de praktijk.
DE Technische verbeterslag
Stabiel in de basis, flexibel in de praktijk
HET RESULTAAT
Een toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk platform
Met het vernieuwde werkgeversportaal heeft Zwitserleven een stevige stap gezet in de digitalisering van haar dienstverlening. Meer dan 8.000 werkgevers kunnen hun pensioenadministratie nu sneller, eenvoudiger en zelfstandig regelen voor 225.000 deelnemers. De interface is overzichtelijk, de processen zijn grotendeels geautomatiseerd en veel vragen lossen zich vanzelf op – zonder tussenkomst van de servicedesk. Voor Zwitserleven betekent dat minder druk op de operatie en meer ruimte voor ondersteuning waar die écht nodig is. Veranderingen worden direct verwerkt en fouten worden vroegtijdig opgevangen. En omdat het platform modulair is opgebouwd, kunnen nieuwe functies eenvoudig worden toegevoegd zodra de markt of organisatie daarom vraagt.
Het resultaat: een vernieuwd portaal dat werkt voor vandaag én klaar is voor morgen. Ontstaan in nauwe samenwerking, ontworpen voor gebruikers, gebouwd op een toekomstbestendige basis. Of zoals ze bij Athora Zwitserleven zeggen:
“Met ons nieuwe werkgeversportaal hebben wij een mooie stap gezet in het design, het gebruikersgemak én efficiëntie. Onze klanten (werkgevers), maar ook adviseurs, kunnen nu sneller, makkelijker en foutloos hun pensioenregelingen regelen en beheren. Het nieuwe werkgeversportaal is intuïtief, veilig en klaar voor de toekomst. Precies wat we nodig hadden om onze werkgevers en adviseurs te ontzorgen. De samenwerking met TFE is professioneel, doordacht, snel schakelen én leuk!”
– Rob Doeswijk – Product Owner Employer Solutions Athora Zwitserleven & Patrick van Saus – Business Analist Employer Solutions Athora Zwitserleven
Joris over de rol van theFactor.e
Balanceren belang van klant en business
Projectmanager Joris Marcelis begreep wat er nodig was voor het nieuwe portaal: “het bouwen van een klantenportaal vraagt om het zorgvuldig balanceren van klant- en businessbelangen, terwijl je tegelijkertijd de regie neemt op proces en inhoud. Zeker in een complexe organisatie met veel afhankelijkheden betekent dit dat je centraal durft te staan, en actief waarde blijft leveren voor alle betrokkenen. Dit is een rol die we heel graag pakken bij theFactor.e.”
Meer cases
Bekijk andere cases?
Zorgverzekeraar Menzis ondergaat digitale transformatie
Een team as a service voor Zwitserleven
Strategisch partner voor alle digitale kanalen van RDW
