Kunstraad Groningen

OVER de CASE

Verkennen, verbeteren en verankeren

De Kunstraad Groningen, de provincie Groningen en de gemeente Groningen, in samenwerking met SPOT en Vrijdag (Tumult) wilden onderzoeken hoe culturele organisaties in Groningen publieksdata beter kunnen benutten. Niet als doel op zich. En ook niet als afrekenmodel. Maar als middel om inzichten te verzamelen, keuzes beter te onderbouwen en gezamenlijk nieuwe doelgroepen te bereiken. Daarom werd Debbie Dechesne, service designer en consultant bij theFactor.e, gevraagd als verkenner binnen het programma Verbetering en verankeren datagedreven publieksbereik bij cultuurorganisaties in Groningen.

In gesprek met Dirk-Jan Visser, directeur van de Kunstraad Groningen, wordt al snel duidelijk dat deze verkenning over veel meer ging dan data of techniek alleen.

“Dit mocht geen marketingvraagstuk worden. Het ging veel breder: over publieksbereik, beleidsmonitoring en de vraag hoe je dit duurzaam organiseert.”

De UITDAGING

Een complex cultureel speelveld

De Kunstraad Groningen is het onafhankelijke adviesorgaan van zowel de gemeente als de provincie Groningen op het gebied van kunst en cultuur. Daarmee staat de organisatie op een bijzondere plek: tussen culturele instellingen, makers, overheden en beleid in. Die positie maakt de Kunstraad geschikt om ontwikkelingen in het culturele veld te signaleren en te agenderen. Tegelijk vraagt diezelfde positie om zorgvuldigheid. Zeker bij een onderwerp als publieksdata.

Want publieksdata kan veel opleveren. Het kan instellingen helpen om beter te begrijpen wie ze bereiken, welke doelgroepen ontbreken en waar kansen liggen voor programmering, samenwerking of publieksontwikkeling. Maar het roept ook vragen op. Wie is eigenaar van de data? Welke partij organiseert dit? Hoe voorkom je dat instellingen worden afgerekend op bezoekersaantallen? En hoe zorg je dat ook kleinere organisaties kunnen meedoen?

Volgens Dirk-Jan lag daar precies de uitdaging. “De verkenner moest in kaart brengen wat er landelijk en regionaal al gebeurt, wat we daarvan kunnen leren en bij welke partij dit op de lange termijn logisch belegd kan worden.”

De aanpak

Eerst begrijpen, dan richting geven

Debbie bracht het speelveld in kaart. Ze sprak met betrokken partijen in Groningen en daarbuiten, waaronder de provincie Groningen, de Kunstraad, SPOT, Tumult, Stichting Kunst & Cultuur, Rotterdam Festivals, Groningen & Partners, DEN, Boekmanstichting, Gentleware, Envisia en Cigarbox. Daarmee keek ze niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar vooral naar wat organisatorisch, bestuurlijk en inhoudelijk nodig is om datagedreven werken te laten landen in de sector.

In haar verkenning stelde Debbie eerst duidelijke uitgangspunten op. De aanpak moest aansluiten bij landelijke initiatieven en regionale dataontwikkelingen. Eigenaarschap, privacy en dataveiligheid moesten goed geregeld zijn. En deelname moest gebaseerd zijn op vrijwilligheid en meerwaarde, niet op verplichting.

In de verkenning nam Debbie ook het onderscheid in datavolwassenheid mee dat eerder door SPOT in kaart was gebracht. Dat onderscheid bleek wezenlijk voor het vervolg. Sommige instellingen werken nog vooral registrerend, met beperkte data voor verantwoording of subsidieaanvragen. Andere instellingen gebruiken data al voor marketing of programmering. Een kleinere groep werkt strategisch met publiekssegmenten, gecombineerde databronnen en organisatiebrede toepassing van data.

Juist omdat die verschillen groot zijn, kan er geen one-size-fits-all aanpak komen. Niet elke organisatie heeft dezelfde vraag. En niet elke organisatie kan op hetzelfde tempo mee. Een duurzame aanpak vraagt dus niet alleen om tooling, maar ook om ondersteuning, begeleiding en een partij die instellingen op hun eigen niveau kan meenemen.

INZICHTEN

Data moet helpen, niet afrekenen

Een van de belangrijkste inzichten uit het gesprek met Dirk-Jan is dat publieksdata alleen waardevol is als het helpt om betere gesprekken te voeren. Niet als simpele meetlat. Niet als instrument om vooral grote publiekstrekkers te belonen. En zeker niet als manier om instellingen af te rekenen op aantallen.

“Ik wil op geen enkele manier afrekenen. Publieksdata moet helpen om het gesprek te voeren: wat is er gebeurd, wat werkte wel, wat werkte niet en wat kunnen anderen daarvan leren?”

Die nuance is essentieel. De culturele sector is een ecosysteem. Grote instellingen, kleine initiatieven, makers, broedplaatsen, festivals en nicheprogrammering hebben elkaar nodig. Een klein project kan weinig bezoekers trekken, maar toch van grote waarde zijn voor talentontwikkeling, vernieuwing of maatschappelijke betekenis.

Als je alleen op aantallen stuurt, loop je het risico dat die waarde uit beeld verdwijnt. Publieksdata moet daarom niet leidend worden, maar ondersteunend zijn. Het moet helpen om te begrijpen wie je bereikt, wie je nog niet bereikt en wat instellingen van elkaar kunnen leren.

RESULTAAT

Een onafhankelijke regiepartner

Uit Debbie’s verkenning kwam ook naar voren dat er een onafhankelijke regiepartner nodig is. Een partij die instellingen kan enthousiasmeren, ondersteunen, verbinden en helpen professionaliseren.

Die rol ligt niet vanzelfsprekend bij de gemeente, provincie of Kunstraad. De Kunstraad adviseert immers ook over beleid en subsidies. Een uitvoerende rol rond publieksdata zou kunnen schuren met die onafhankelijke adviespositie.

De verkenning maakte duidelijk aan welke voorwaarden zo’n regiepartner moet voldoen. Ook kwam er een goede kandidaat in beeld om die rol verder mee te verkennen. Daarmee werd het vraagstuk concreter. Niet alleen: wat willen we met publieksdata? Maar ook: wie kan dit verder brengen, onder welke voorwaarden en met welke ondersteuning?

Dirk-Jan herkent dat als een belangrijk resultaat van de verkenning. “Het is fijn dat we nu niet met een open vraag verder hoeven, maar met een duidelijke aanbeveling. Er is een logische kandidaat in beeld om deze rol verder mee te verkennen.”

OVEr het werk van DEBBIE

Van abstract idee naar handelingsperspectief

De waarde van Debbie’s werk zat volgens Dirk-Jan vooral in het hanteerbaar maken van een ingewikkeld vraagstuk. Ze bracht partijen, belangen, afhankelijkheden en mogelijke routes in beeld. Daardoor ontstond overzicht in een versnipperd veld. Vooral de visuele kaart van het speelveld maakte indruk.

“Die kaart was echt een eyeopener. Je zag ineens hoeveel partijen, samenwerkingen en relaties erbij betrokken zijn. Dan begrijp je pas hoe complex het vraagstuk is.”

Het resultaat was een advies dat richting geeft. Niet door alle antwoorden al definitief vast te leggen, maar door de juiste keuzes, voorwaarden en vervolgstappen zichtbaar te maken.

“Er kwam een rapport uit waar we heel blij mee zijn. Het gaf niet op alles een definitief antwoord, maar bracht juist de juiste vervolgvragen boven tafel: en nu dan?”

Voor de Kunstraad betekent dat een stevig fundament om verder te praten met de stakeholders. Wat begon als een brede ambitie rond publieksdata, werd concreter: welke segmentatie is logisch, welke tooling verdient verdere verkenning, welke ondersteuning hebben instellingen nodig en hoe kan beleidsmonitoring in het Noorden aansluiten op landelijke ontwikkelingen?

Daarmee hielp Debbie de Kunstraad om het gesprek te verplaatsen van “we willen iets met data” naar “dit zijn de keuzes, voorwaarden en partijen die nodig zijn om dit verantwoord te organiseren”.

Precies daarin zit de kracht van service design in een bestuurlijke context. Niet beginnen bij de oplossing, maar bij het systeem. Niet alleen kijken naar data, maar ook naar mensen, belangen, rollen en draagvlak. Zo werd de verkenning geen route naar “gewoon een dashboard”, maar een basis voor een gedragen manier van werken. Een aanpak waarin publieksdata de cultuursector helpt om te leren, samen te werken en zich verder te ontwikkelen.