Het lijkt wel alsof er elke week een nieuwe dienst wordt geïntroduceerd om sneller, makkelijker en zorgvuldiger te kunnen communiceren met collega’s en klanten. Allemaal vooral geënt op het terugdringen van intern en extern mailverkeer. Het nieuwe communiceren dus.

Bij theFactor.e proberen we al die nieuwe diensten natuurlijk gelijk uit om te kijken wat wij en onze klanten er mee kunnen. Vooralsnog zijn we al vanaf het eerste uur groot fan van Slack en hebben we besloten dat te introduceren als hét kanaal om onderling kennis en informatie te delen. Niet alleen onderling, maar ook met onze klanten.

Minder e-mail

We willen het allemaal: een behapbare inbox met alleen maar waardevolle berichten en geen ruis. Maar de praktijk is weerbarstig. Maar al te vaak raken we toch weer verzand aan discussies die maar deels bij ons eigen takenpakket horen en door de bomen zien we op den duur het bos niet meer. E-mail reductie lijkt een heel lastige uitdaging.

Ook bij ons intern hebben we dat gemerkt. Een mail is makkelijk gemaakt en ook heel makkelijk verstuurd. De verleiding om toch nog maar een cc-tje of bcc-tje toe te voegen voor de volledigheid is bovendien groot. Tot er echt een goede vervanging van e-mail is, zal dit de praktijk blijven. Maar wij geloven dat Slack daar wel echt verandering in zou kunnen brengen. Sterker: dat effect merken we nu al.

Er is nog een andere reden voor ons om over te stappen op Slack: het terugdringen van de interne communicatiekanalen. Naast e-mail werd er door onze teams veel gebruik gemaakt van andere tools om informatie te kunnen uitwisselen. We hebben zoals gezegd alles tegen het licht gehouden, Slack kwam voor ons unaniem als sterkste uit de bus.

Wat is Slack?

Slack noemt zichzelf een “messaging app”. Waarbij je waarschijnlijk al snel denkt aan een soort tweede Whatsapp en eerlijk: wie zit daar op te wachten? Niemand. Gelukkig werkt Slack anders en beter. Ze doen zichzelf dus te kort met die benaming, vinden wij.

Slack biedt de mogelijkheid snel en kort te kunnen communiceren in verschillende groepen. Dat betekent in ons geval dat we in een paar seconden alle medewerkers kunnen bereiken, maar in hetzelfde tijdsbestek ook hele specifieke groepen, bijvoorbeeld onze scrumteams.

Dat sturen van berichten gaat vanuit hun webapplicatie, desktop applicatie of app voor smartphone. Binnen Slack kunnen verschillende kanalen worden aangemaakt. Ben je lid van zo’n kanaal? Dan lees je rustig mee met de communicatie, deel je bestanden en reageer je op berichten. Kanalen zijn openbaar en dus toegankelijk voor iedereen van je organisatie. Er is ook de mogelijkheid voor besloten groepen.

Dat is Slack in het kort.

Waarom werkt Slack zo goed?

Niet alleen wij zijn enthousiast over Slack, er zijn nog veel meer organisaties die hun communicatie zijn onder gaan brengen bij deze dienst. En dat succes van Slack heeft een aantal belangrijke redenen:

Foolproof: Slack is foolproof. Het is simpel en effectief en eigenlijk kan iedereen er mee werken. Dat is heel belangrijk voor een goed integratie binnen een organisatie.

Interactie: Slack draait om interactie. Niet alleen zenden, maar juist ook reageren en zo snel tot oplossingen en inzichten komen.

Alle apparaten: Slack werkt zoals gezegd op alle apparaten. Dat maakt het heel toegankelijk. Bovendien kun je veel tweaken met de instellingen waardoor je helemaal zelf controle hebt over welke info hoe tot je komt.

Prijs: ook niet onbelangrijk, toch? Slack is in hun simpelste pakket gratis. Er zijn pakketten met meer opties die wel wat kosten met zich meebrengen, maar dan is het nog steeds een stuk minder kostbaar dan eenzelfde systeem op maat gemaakt. Bovendien kun je gemakkelijk weer weg bij Slack, mocht je dat willen. Er is een optie om maandelijks te betalen, bijvoorbeeld.

Geen hiërarchie: klinkt voor velen juist als een gevaar, maar is het niet. Doordat er niet één afzender is en iedereen juist samenwerkt op het platform, is de communicatie veel effectiever. Natuurlijk is er soms ook ruis, maar Slack heeft genoeg mogelijkheden om de voorkeuren zo aan te passen dat je hier geen last van hoeft te hebben. En, geef toe: is elk mailtje dat je krijgt nou echt ruisloos?

Zowel intern als extern waardevol communiceren: het is heel gemakkelijk om ook externen uit te nodigen in Slack. Zo werken wij samen met onze klanten binnen Slack en dat bevalt aan beide kanten erg goed. We kunnen klanten uitnodigen in een voor hun gemaakte groep. We voegen daar alle leden van ons scrumteam aan toe en zo nodig andere collega’s. Onze klanten kunnen nu alle communicatie binnen die groep bekijken en daar waar nodig aanvullen of ingrijpen. En zonder dat het de overvolle mailbox belast!

Bovendien werkt Slack heel goed om korte voorstellen zoals een aangepast design snel te delen met precies de juiste persoon. Je kunt heel makkelijk linken naar andere platformen zoals Jira of YouTube.

API en integratie: voor de pro-gebruikers is dit echt een ontzettend mooiefeature. Slack heeft een API waardoor je zelf dingen kunt integreren die specifiek zijn voor jouw organisatie. Zo hebben wij een “bot” die automatisch verjaardagen van collega’s verklapt. En dat is nog maar het begin. Er zijn ook integraties denkbaar waarbij een ingevuld formulier op de website direct naar de betrokken personen kan worden gestuurd of de oplevering van een project automatisch kenbaar wordt gemaakt op een specifiek kanaal.

Niet alleen wij zijn enthousiast, ook de klanten die we hebben geïntroduceerd worden gelijk blij van Slack. Vooral de transparantie en de snelle, korte lijnen zijn voordelen volgens onze klanten.

Nadelen van Slack

Wel een beetje een jubelverhaal, he? We zijn enthousiast, maar hebben -zo zijn we- natuurlijk ook gezonde kritische noten:

Ruis: doordat Slack zo open en transparant is, kan er ook ruis ontstaan. Vooral de algemene kanalen waar alle collega’s lid van zijn, zorgen soms voor deze ruis. Dat is wennen en gelukkig kent Slack een aantal opties om bijvoorbeeld een kanaal te “muten” en zie je alleen nog maar wat er gebeurt als je zelf gaat kijken. De ruis is overigens in onze ogen inherent aan elk communicatiekanaal, niet per se Slack. Klopt: mail is op het eerste gezicht persoonlijker. Maar niet als je in een eindeloos cc-draadje zit, immers.

Integratie in combinatie met andere kanalen: ook niet per se inherent aan Slack zelf, maar het introduceren van een nieuw communicatiekanaal (intern of extern) gaat niet altijd soepel. Vaak hebben collega’s hun eigen manieren en tools terwijl het centraal gebruiken van 1 pakket voorkeur zou moeten hebben. De manier van introduceren is hierin dus belangrijk. Wij hebben gekozen voor een gezamenlijke sessie waarbij de belangrijkste “how-to’s” werden uitgelegd en vragen werden beantwoord.

Beveiliging: een eigen, intern gehost systeem is veiliger. Maar als je al veel “in the cloud” werkt is dit geen verslechtering. Neem gewoon zorgvuldige beveilingsmaatregelen en vraag die ook van collega’s: telefoons en tablets vergrendelen met een toegangscode, op afstand kunnen wissen, veilige wachtwoorden die vaak wijzigen enzovoort. Dan is er niet zoveel aan de hand.

Meer weten?

Nieuwsgierig geworden? We vertellen graag meer, wie weet is het ook iets om Slack te introduceren in je eigen organisatie. We hebben overigens geen aandelen :).

Slack vind je hier.