TFE heeft vrijdag na overleg besloten haar fysieke deuren te sluiten voor de komende periode. Het is op dit moment het beste wat we kunnen doen voor onszelf en elkaar. Dit betekent niet dat het werk stil komt te liggen, door al onze collega’s wordt er thuis doorgewerkt! Inmiddels zijn al onze klanten op de hoogte gesteld.

Thuiswerken betekent niet per se een terugloop op efficiëntie en productiviteit. Intern zijn er nuttige thuis-werk-tips gedeeld die van pas komen wanneer je contact met klanten dient te onderhouden. Deze lijst willen we graag met jullie delen. Hopelijk helpt het jullie de komende periode zo productief mogelijk door te komen! 

Vergeet naast het opvolgen van deze zakelijke tips vooral niet om te ontbijten, bewegen en genoeg pauzes in te plannen. Daarover zijn voldoende artikelen geschreven, zoek ze op en neem ze door.

Technische Teleconferencing-tips:

 

  • Goede audio
    Dat jij de klant verstaat is minstens zo belangrijk als hoe verstaanbaar jij zelf bent. Een headset heeft de voorkeur boven (goedkopere) oortjes.
  • Non-verbale communicatie is key
    Bij voorkeur zet je de camera aan tijdens het gesprek. Non-verbale communicatie is belangrijk en kan doorslaggevend zijn in je gesprek.
  • Wees voorbereid
    Zorg dat de hangout / link 5 a 10 minuten van te voren live is, zodat je nog even kan checken of alles werkt.
  • Zet je VPN uit tijdens de call
    Behalve als dat noodzakelijk is. VPN vertraagt de verbinding en kan ervoor zorgen dat je gesprek moeizaam verloopt.
  • Haperende audio? Zet je camera uit. 
    Als je merkt dat video niet goed werkt, kies er dan voor om het gesprek voort te zetten via enkel een microfoon.

Teleconferencing tips voor groepsgesprekken:

 

  • Houd je aan de agenda
    Thuiswerken of niet, we zijn allemaal druk en hebben geen tijd of zin om naar gesprekken te luisteren die niet van ons op toepassing zijn. Maak van tevoren een duidelijke agenda en houd je hieraan. Zo kan men voor zichzelf afwegen bij welke onderdelen ze in- en uit kunnen tunen.
  • Denk aan je ether-discipline
    Mute jezelf als je niet hoeft te spreken; met 3 kinderen, 4 katten en 2 honden is de kans groot dat er genoeg achtergrondgeluid aanwezig is, zo hoeven ze zich alleen aan te passen op de momenten dat jij spreekt.
  • Tegen wie heb je het?
    Wees duidelijk van wie je een reactie verwacht, met meer dan 3 personen in een call loert chaos al gauw om de hoek.
  • Vermijd onderbreking 
    Gebruik de chat voor berichtjes zonder de spreker te storen (*ik moet over 5 minuten afhaken”)
  • Bedenk of  je deelname (nog) nodig is 
    Als je ‘in standby’ raakt omdat het onderwerp verandert, meld dat even en vraag of je deelname nog nodig is.
  • ‘We dwalen af’ 
    Als men te veel de diepte ingaat, afdwaalt of blijft hangen, stuur het gesprek dan terug naar het agendapunt.
  • Maak notities 
    Noteer de zaken die belangrijk voor je zijn om later eventueel nog op terug te komen of simpelweg voor jezelf.

Indien gebruik van Google Hangouts:

 

  • Gebruik je zakelijke Google account
    Zorg ervoor dat je niet je privé-account gebruikt! Je zakelijke account geeft meer rechten en de mogelijkheid grote groepen toe te voegen.
  • Wees transparant over deelnemers van het gesprek
    Geef bij de hangout aan dat je mensen van buiten TFE toe laat als je ook externen wil toelaten
  • Leg focus op één persoon
    Gebruik de ‘Presenteren aan iedereen’ knop om jezelf uit te lichten op het hoofdscherm.

Je kan eenvoudig een hangout aanmaken in een Slack kanaal door “/hangouts” te typen of naar https://hangouts.google.com/ te gaan (met je zakelijke account)

Extra tips:

 

  • Houd je gesprekken kort 
    Gesprekken via video of telefoon vergen veel energie. Houd je gesprekken zo kort mogelijk zodat de essentiële zaken blijven hangen.
  • Zijn er nog vragen?
    Houd aan het einde een rondvraag, dit kun je in de volgorde van deelnemers doen om het overzicht te bewaren.

En wat zijn de echte NO-GO’s?

 

‘Nou mensen, wat zullen we eens doen?’ 

Als je een kippenhok wilt veroorzaken, stel dan vooral deze vraag. Je kunt je voorstellen hoeveel reacties (tegelijkertijd) hierop komen. Dit wil je voorkomen. Geef elkaar de beurt en vraag netjes of je wat mag zeggen. 

‘Kees, ik probeer hier de tafel te dekken, kan jij anders niet in het washok gaan zitten?’ 

Je kunt je voorstellen dat dit scenario minstens zo ergerlijk is voor jou en je partner als je gesprekspartners. Zorg dat je van tevoren een plek hebt gevonden met zo min mogelijk achtergrondgeluiden en waar je het liefst zo weinig mogelijk wordt gestoord. 

‘Corona, Corona, Corona’

In deze tijd willen we onze tijd zo efficiënt mogelijk indelen. Gebruik je vergader-tijd niet om de huidige situatie te bespreken. Hier kan je andere momenten voor uitzoeken.