Promens Care: zorgverleners zelf aan basis van nieuw platform

2015 wordt een sleuteljaar voor zorginstellingen. Veel taken verschuiven van de overheid naar gemeenten. Zorgtrajecten moeten opnieuw aanbesteed worden. Hoe dat precies gaat uitpakken, weet niemand. Zeker is dat er straks minder geld beschikbaar is. Keuzes moeten worden gemaakt. Promens Care kiest voor de pure zorg door te kiezen voor een slim internetplatform.

Goed genoeg was de ICT eigenlijk altijd. Goed genoeg vanuit het perspectief van het hoofdkantoor. De medewerkers van beheer kregen precies de gegevens aangeleverd die ze nodig hadden voor een goede administratie. Maar voor de mensen in het veld, de zorgverleners, was het vooral boekhouden geblazen, een extra taak.

Een radicale verandering

Promens Care gooit de boel drastisch om. Gewerkt wordt aan een compleet nieuw platform, een nieuwe elektronische infrastructuur die de zorgverleners centraal stelt. Het in Assen gevestigde bedrijf biedt ondersteuning aan ruim 3000 mensen met een psychische, verstandelijke of sociale beperking in meer dan honderd kleinschalig opgezette woon-, werk- en dagbestedingsaccommodaties in de provincies Groningen en Drenthe. Het zou wel eens een antwoord kunnen hebben gevonden op de naderende bezuinigingen in de zorg. Daarvan is stafmedewerker informatiebeleid Arno de Boer in ieder geval overtuigd. “De manier van werken die we nu aanleren, gaat er volgens mij voor zorgen dat we niet hoeven te snijden in de zorgverlening zelf. En dat is waar het uiteindelijk om gaat.”

De zorgverleners krijgen allemaal een iPad. Het apparaat vervangt verschillende systemen op plaatsafhankelijke computers en in papieren logboeken. Lange gesprekken met andere zorgverleners en verwanten van cliënten gaan ook tot het verleden behoren. Eén platform biedt de mogelijkheid de administratie rond de zorg bij te houden, boodschappen aan collega’s door te geven, familie van cliënten op de hoogte te houden en andere zorgverleners bij te praten.

Geheel tegen de traditie van grote bedrijven in de branche in, waren het de zorgverleners zelf die het nauwst bij de ontwikkeling van het platform betrokken waren. De Boer: ,,We hebben bij elkaar gezeten en zijn gaan brainstormen. Veel was mogelijk, binnen het kader van wat juridisch moet natuurlijk. Er komen constant nogal wat regels op ons af.” Vragen kwamen ter tafel als: Wat heb je nodig voor je dagelijkse werk? Wat is handig om er bij te hebben? Van welke overbodige zaken wil je wel afscheid nemen? “We begonnen met een acceptatiegroep van dertig man. Zij zijn de eerste gebruikers en hebben ons veel waardevolle informatie gegeven. Ze rapporteerden waar ze tegenop liepen, wat er nog miste.”

Inmiddels gebruiken alle 2000 medewerkers van Promens Care het platform

Het is architectonisch opgebouwd. Zie het als een bouwplaat waarop een pand verrijst met steeds meer kamers en zalen, en gangen om die vertrekken te verbinden. De Boer: “Dat is het mooie. De basis werkt. Het is aan ons om daar voor elke soort gebruiker steeds meer aan te bouwen. De zorgverleners werken als het ware in een andere vleugel van het gebouw dan de mensen op de administratie. Het boekhoudsysteem dat we gebruiken, past erop, maar ook het gebruikersvriendelijke systeem voor de ‘mensen in het veld.’ Regel is dat het platform gecreëerd wordt om de mensen van dienst te zijn. De tijden dat iedereen zich moest aanpassen aan het systeem, liggen achter ons.”

Dat is een radicale verandering, die heus her en der tot gezucht en gesteun leidt. Verandering is in de regel niet leuk, ook niet als die hoe dan ook uiteindelijk meer comfort tot gevolg heeft. Arno de Boer: “Iedereen die er mee om heeft leren gaan, merkt dat alles mobieler, sneller, makkelijker gaat. Vooral voor onze ambulante medewerkers, de mensen die bij cliënten op bezoek gaan, zijn de voordelen immens. Zij loggen in waar ze willen en kunnen aan de gang met hun verslaglegging, met alle randzaken die nou eenmaal bij de zorg horen. Het scheelt ze tijd en dat komt de zorg zelf ten goede.”

Uitgangspunt voor Promens Care was en is dat de applicaties die de zorgverleners dagelijks gebruiken uiterst vriendelijk in het gebruik zijn. En dat is nou precies de specialiteit van theFactor.e. De ontwerpers bedachten een overzichtelijk interface met een timeline à la Facebook. De medewerker ziet in een oogopslag wat zijn collega gisteren bij een cliënt heeft gedaan en gelaten. De administratie, de agenda, bijzonderheden, alles is binnen handbereik.

Wij kunnen het straks zelf

Maar het eindpunt is nog lang niet bereikt. De ‘pioniers’ van het systeem merken regelmatig dat dingen anders, handiger kunnen. Binnenkort is er een evaluatie van de eerste maanden, waarin alle eisen en wensen worden gebundeld. De Boer: “Daarmee gaan we om tafel met theFactor.e. Dat vinden de ontwerpers zelf ook prettig, merk ik. Zij willen ons verder helpen. Ze waren er ook vanaf het prille begin bij betrokken. Uiteindelijk wil ik dat wij zelf die rol overnemen, dat we zelf aanpassingen kunnen doen als we dat nodig vinden. Ook dat is geen probleem. Het ICT-huis dat we nu gebouwd hebben, maakt ons paraat voor de toekomst. Het landschap verandert nogal en dat gaat bepaald niet minder worden. Wij zijn er klaar voor.”